個展の予定が決まったら案内状を用意します。最近ではパソコンを使い自分でプリントアウトしたものを用いる方もいらっしゃいますが、何百枚分もの光沢はがき用紙・インク代は決して安いとは言えず、プリントする手間や品質等も考えると、格安の印刷屋さんに依頼したほうが得策かもしれません。自分で「完全データ原稿」が作れるなら、むしろ印刷屋さんに出した方が安く出来てしまいます。
 宛名書きの時間を考えると、遅くとも20日から2週間前には出来上がっていなければなりません。印刷屋さんに依頼するなら、校正等も考えて、遅くとも1ヶ月前には注文を出しておきましょう。枚数としては500〜1000枚は、必要でしょう。画廊によっては印刷の手配や便宜を図ってくれるところもあります。


 印刷屋さんへは、手書きの下書きで依頼する方法と、そのまま印刷できる原稿で依頼する方法とがあります。完全な形の原稿で依頼すると、かなり安く印刷することができます。完全な形の原稿には「完全データ原稿」と「完全版下原稿」があります。

■完全データ原稿■
 主に Adobe 社の Illustrator というソフトで作成されたEPSファイル形式の原稿です。インターネット上から入稿できるところもあり、パソコンでプリントアウトするよりもクオリティーが高く、おまけに安上がりです。印刷屋さんによっては、トンボや郵便番号枠の入った入稿用テンプレートを用意してくれているところもありますので、Photoshop と Illustrator をお持ちの方はトライしてみてはいかがでしょうか。必ず印刷屋さんの指示に従って原稿作成・入稿を行ってください。Word による入稿を受け付けているところもありますが、Word がサポートする色彩モード(RGB)がカラー印刷に適していないためお勧めできません。

■完全版下原稿■
 印刷物の出来上がりそのものを紙媒体で作り原稿として使うものです。以前は写植文字を切り貼りしていましたが、今ではワープロやプリンターでプリントアウトしたものを切り抜いて貼ればいいので、案内状程度なら簡単に作れます。印刷屋さんの言う完全版下と依頼者側から言う完全版下には若干の違いがありますが、私達に可能な手段で作ればいいでしょう。印刷屋さんによってはトンボや郵便番号枠入りの完全版下用原稿用紙を送ってくれるところもありますので、問い合わせをしてみてください。写真の扱いについては必ず印刷屋さんに確認してください。

印字は必ず黒インクで行ってください。

ワープロ印字は一旦コピーにとったものを使用するよう指示されることがあります。

黒インクで手書きしたものも使えます。

地図はWordのオートシェイプでも簡単に作れます。

地図やロゴを提供してくれる画廊もありますので、そちらを優先的に使用してください。

■企画展の場合■
 ほとんどの場合画廊側で用意してくれますが、作家本人が用意するところもあります。打ち合わせの時に必ず確認しておきましょう。画廊側で用意してくれる場合は、案内状用の写真又は画像データは早めに渡しておきましょう。

■案内状に記載する内容■ は必須
・展覧会名 

・作家名 

・会場及びその連絡先 

・開催期間(長期開催の場合は必ず休廊日も) 

・開廊時間(最終日の終了時間が早い場合には必ずその旨を) 

・地図
・オープニングパーティーを開く場合はその旨
・作家のプロフィール
・作家の連絡先(企画展の場合は記載しない方がいいでしょう)


 会期前の宣伝(インターネット、画廊及び関係施設等への配置)をしてくれる画廊には、50〜100枚程度預けておきましょう。また顧客への郵送をしてくれるところには、必要枚数と切手又は切手代を渡しておきましょう。発送は、10日〜1週間前に届くようにしてください。早過ぎると忘れられることがあるので注意してください。また、会期中毎日画廊へ行けない場合は「いついつは居ます」と書き添えると良いでしょう。

■できる限りのことはやっておく■
 発送するのは知人に限りません。自分の作品を見て欲しいと思う人や、地方紙・タウン誌の編集部宛にもどんどん出しましょう。また、所属する美術団体、同窓会や県人会等、関わりのあるところへは名簿をたよりに出すと良いでしょう。さらに、親しい人には何枚か渡して配ってもらったり、知り合いに喫茶店や飲食店等を持つ人がいれば、レジの横にでも置かせてもらうのも良いでしょう。考えうるあらゆる手段で広めることを心がけます。宣伝活動の段階でもうすでに個展は始まっているようなものですから。

■手書きの勧め■
 知人以外への宛名書きはできれば手書きがお勧めです。以前の個展の芳名帳や何らかの名簿をもとに案内状を出す場合は、見覚えや面識の無いことが多いのですが、手書きで宛名を書くと意外に書き覚えが残ります。すると、個展の際に芳名帳を見て案内状を出した方の来廊を知ることができ、コミュニケーションを取りやすくなります。
お役立ち

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